3 häufige Datenverlust-Szenarien in Microsoft 365

Dieser Artikel erschien zuvor bei AvePoint.

Wenn ein Unternehmen einen Datenverlust erleidet, kann es zu Geschäftsunterbrechungen kommen, welche erhebliche Kosten mit sich bringen. Aus diesem Grund sollten alle Unternehmen, die großen Wert auf Ihre Daten legen, über die Nutzung einer externen Backup-Lösung nachdenken, um sicherzugehen, dass ihre Daten in jedem Fall vollständig geschützt sind.

Sehen wir uns nun einige Szenarien an, bei denen der erweiterte Datenschutz die Verfügbarkeit von Informationen absichern kann.

Anwenderfehler

Unglücke passierenwir sind ja schließlich doch alle nur Menschen. Allerdings stellen deshalb Nutzerfehler den häufigsten Grund für Datenverlust dar.

Es kann passieren, dass Anwender versehentlich E-Mails, Dokumente oder sogar ganze Arbeitsbereiche (Teams, Gruppen oder SharePoint-Websites) löschen, wenn Sie deren Besitzer sind. Aufgrund dessen zählen effektive Tools, wie der Papierkorb und die Versionskontrolle zur Behebung solcher Fehler zum Standardprogramm von Microsoft.

Es ist möglich, eine gelöschte E-Mail bis zu 14 Tage (oder abhängig von den Einstellungen bis zu 30 Tage), ein gelöschtes Dokument bis zu 93 Tage und einen gelöschten Arbeitsbereich bis zu 30 Tage ganz einfach aus dem Papierkorb wiederherzustellen.

Backup-Lösungen von Drittanbietern können genutzt werden, um diesen Zeitraum zu verlängern und Daten aus Microsoft 365 auch dann wiederherzustellen, wenn die Daten vor über 93 Tage gelöscht wurden.

Administratorfehler

Da auch Microsoft 365-Admins und IT-Profis nur Menschen sind, unterlaufen auch Ihnen ab und an Fehler.

Zum Beispiel könnten versehentlich die Berechtigungen für einen bestimmten Arbeitsbereich entfernt worden sein. Hier wird eine Drittanbieter-Backup-Lösung erforderlich (wenn Sie die Berechtigungen umgehend wiederherstellen möchten).

Ebenso könnte es passieren, dass die richtige Aufbewahrungseinstellung vergessen oder gar nicht richtig eingestellt wurde. Oder auch, dass das Postfach eines Mitarbeiters, der die Organisation verlassen hat, nicht korrekt aufbewahrt wurde.

Sollte ein Anwender nach der Frist von 30 Tagen (die Frist ist meist bereits abgelaufen) Zugang zum Postfach benötigen oder müssen die Daten aus Aufzeichnungs-/Compliance-Gründen vorliegen, benötigen Sie auch hier eine Drittanbieter-Lösung.

Böswillige Insider

Vereinzelt kann es leider vorkommen, dass ein unzufriedener Admin oder Nutzer versucht, wichtige Daten in Microsoft 365 zu löschen, diese zu beschädigen oder den Zugriff darauf zu blockieren. Meistens können die entsprechenden Daten ganz leicht mit nativen Tools wiederhergestellt werden.

In manchen Fällen sind aber auch Drittanbieter-Backup-Lösungen zum Wiederherstellen von Daten erforderlich. Ein Beispiel hierfür wäre ein böswilliger Interner, der Besitzer eines Arbeitsbereiches ist oder eine Adminrolle trägt und einen Rollback durchführt oder eine frühere Version einer SharePoint-Site wiederherstellt. Um solche Vorgänge rückgängig zu machen und Dateien wiederherzustellen benötigen Sie eine Backup-Lösung von Dritten.

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Autor: Brent Middleton