Haben Sie sich schon einmal gefragt, ob eine Information, ein Prozess oder Verfahren in Ihrem Unternehmen noch aktuell ist?
Egal ob es ein 1-Mann-Unternehmen, ein kleiner Betrieb oder ein Großkonzern ist, die Digitalisierung stellt alle vor Herausforderungen. Je komplexer Prozesse und Verfahren werden, desto wichtiger ist es, dass die benötigten Informationen immer zur Hand, aktuell und verifiziert sind.
Es ist aber oft gar nicht so einfach einen guten Überblick über alle Prozesse, Vorgaben und Vorgänge zu haben. Manchmal sind bestimmte Information gar nur in den Köpfen einiger Schlüsselmitarbeiter vorhanden. Chaos und Stress sind vorprogrammiert und es ist nur eine Frage der Zeit, bis es größere Probleme gibt.
Die Rettung? Ein Richtlinienportal.
Was ist ein Richtlinienportal?
Ein Richtlinienportal ist eine Online-Plattform, auf der Unternehmen ihre Richtlinien, Verfahren und andere wichtige Dokumente zentral verwalten und zur Verfügung stellen können. Informationen können so leicht dokumentiert und geteilt werden. Hört sich zunächst recht einfach an.
In der Praxis etablieren Unternehmen schnell „Quasi-Richtlinienportale“. Dies geschieht einfach aus der Notwendigkeit heraus, dass Informationen geteilt werden müssen. Wie diese aussehen, ist oft recht unterschiedlich.
In manchen Unternehmen gibt es dann Klassiker wie per E-Mail verschickte Textdokumente mit dem Datum der letzten Aktualisierung, wo niemand wirklich sicher weiß, ob man gerade die aktuellste Version hat. In anderen Unternehmen gibt es sogar nur Stammesälteste in den Abteilungen, die ihr Wissen in Geschichten mündlich an die Jünglinge weitergeben. Wieder andere sind schon etwas weiter und nutzen Cloud-Anwendungen wie Teams, Notion oder Google Drive, um Informationen besser zu verwalten und zu teilen.
Wenn man über die unterschiedlichen Umsetzungen hinwegschaut, ist allen gemeinsam, dass sie Informationen dokumentieren und weitergeben wollen. Der Trick dabei ist aber eine solide Umsetzung in die Praxis. Ohne einen strukturierten Ansatz, wird es immer wieder Probleme geben. Bei manchen Methoden mehr als bei anderen.
Wie sollte ein effizientes Richtlinienportal aufgebaut werden?
Um ein erfolgreiches Richtlinienportal zu betreiben, müssen Unternehmen jedoch sieben wichtige Anforderungen erfüllen:
- Solide technische Infrastruktur:
Eine stabile und sichere Technologieplattform ist die Grundlage für das Hosting und den Betrieb eines Richtlinienportals.
- Aktuelle Inhalte und Richtlinien:
Umfassende und aktuelle Inhalte und Richtlinien sind unerlässlich, damit das Portal für die Mitarbeiter und andere relevante Personen von Nutzen ist.
- Granulare Zugriffsrechte und Rollenverwaltung:
Eine klare Zugriffsrechte- und Rollenverwaltung sorgt dafür, dass nur autorisiertes Personal auf die Richtlinien zugreifen und sie bearbeiten kann.
- Effektive Such- und Filterfunktionen:
Eine benutzerfreundliche Such- und Filterfunktion ermöglicht es, schnell und einfach die benötigten Informationen zu finden.
- Gute Benutzerfreundlichkeit und Design:
Ein ansprechendes und benutzerfreundliches Design erleichtert die Navigation und die Nutzung des Portals.
- Aktuelle Sicherheit und Datenschutz:
Eine sichere und datenschutzkonforme Umsetzung sichert die Integrität und Vertraulichkeit der Inhalte.
- Dedizierte Wartung und Support:
Ein Wartungs- und Support-Team ist für die Pflege und Aktualisierung des Portals sowie die Beantwortung von Anfragen und Problemen verantwortlich.
Wenn diese grundlegenden Aspekte in einem Richtlinienportal umgesetzt werden, profitieren Unternehmen von einem enormen Sicherheitsgewinn. Sicherheit, dass alle Mitarbeiter Zugang zu allen notwendigen Informationen haben und diese auch aktuell sind.
Erfüllt Ihre Lösung alle Anforderungen an ein Richtlinienportal?
Sie sind sich nicht sicher? Externe Unterstützung kann veraltete Strukturen und Arbeitsweisen schneller identifizieren und aufbrechen. Die COPiTOS unterstützt Sie bei der Implementierung und Einführung des neuen Richtlinienportals und begleitet Sie auf dem Weg zu einer effizienteren Informationsverwaltung.
Wir helfen Ihnen dabei, die richtigen Antworten zu finden.
Wie stellen auch die unbequemen Fragen, die ihr Team nicht beantwortet.
Mit unserer Hilfe können Sie sicher sein, dass Ihre Mitarbeiter und relevanten Personen über aktuelle Richtlinien und Informationen verfügen und Ihre Geschäftsabläufe reibungslos funktionieren. Lassen Sie uns gemeinsam die Herausforderungen meistern und Ihr Unternehmen auf den Weg zum Erfolg führen.
Auch interessant: Der COPiTOS DevCheck – Unsere Anti-Stress-Therapie für Unternehmen, die mit der Entwicklung von Anwendungen Probleme haben oder effizienter werden möchten.
