Dieser Artikel erschien zuvor bei AvePoint.
Unabhängig davon, ob Sie Microsoft 365-Inhalte und Teams zwischen Tenants migrieren oder Inhalte im selben Tenant neu strukturieren – es ist entscheidend, dass Sie wissen, was genau verschoben wird.
Diese Punkte müssen Sie unbedingt berücksichtigen:
- die Art der Informationen in Microsoft 365,
- wie diese Informationen gespeichert und gesichert werden und
- die Art der Inhalte, die Ihre Anwender in der Umgebung erstellt haben.
Bei der Planung, wie Sie den Inhalt und seine Struktur von der momentanen in die Zielumgebung überführen wollen, sind diese Punkte besonders wichtig.
Wir werden nun auf einige der Überlegungen und wichtigen Microsoft 365-Inhaltsstrukturen eingehen, die typischerweise verschoben werden. Zudem betrachten wir insbesonders die Migration zwischen Microsoft 365-Tenants und erklären, worauf Sie dabei achten sollten.
Egal, ob Sie nur eine Lift-and-Shift-Migration der Inhalte in ihrer bestehenden Form durchführen oder Inhalte im selben Tenant umstrukturieren, gibt es wichtige Dinge, die Sie beachten sollten.
SharePoint Online
SharePoint Online ist weitaus mehr als nur Bibliotheken und Sites. Nutzer verwalten und speichern hier eine Vielzahl ihrer Informationen in Microsoft 365. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, wie sie das tun.
Die Freigabe- und Sicherheitsstruktur der Informationen in SharePoint Online ist dafür verantwortlich, wer welche Inhalte in Microsoft 365 sehen kann. Leider kann das sehr schnell ziemlich komplex werden.
Es muss sichergestellt werden, dass alle Sicherheits- und Freigabeinformationen beibehalten werden, wenn Sie SharePoint Online-Daten umstrukturieren oder migrieren. Dies umfasst sowohl die interne Freigabe als auch die externe Freigabe mit SharePoint-Sicherheitsgruppen sowie Datenstrukturen wie Teams, Gruppen und Active Directory-Gruppen.
Außerdem können die mit den Dateien verknüpften Metadaten von großer Bedeutung sein, da die Anwender oftmals benutzerdefinierte Metadaten anwenden, um ihre Informationen zu organisieren. Darüber hinaus verfügt Ihr Unternehmen möglicherweise über Aufbewahrungs- oder Klassifizierungsbezeichnungen, die eventuell mit Datenaufbewahrungs- oder Sicherheitsrichtlinien in Zusammenhang stehen, die dringend beibehalten werden müssen.
Neben einfachen Datei-Metadaten gibt es auch SharePoint-Listen, in denen häufig bedeutsame Datensätze, Geschäftsprozesse, Workflow-Informationen oder SharePoint-Einstellungen gespeichert werden, die bei einer Umstrukturierung oder Migration von Inhalten unbedingt bestehen bleiben müssen.
Letztlich ist es wichtig zu verstehen, dass alle Ordner oder Dateien, die über Microsoft Teams erstellt oder geteilt werden, tatsächlich in SharePoint-Dokumentenbibliotheken gespeichert werden, welche hinter jedem Team existieren. Sie sollten daher wissen, welche Inhalte mit welchem Team verknüpft sind und wie sich deren Verschiebung auf Ihre Anwender auswirken wird, bevor Sie mit der Verschiebung oder Umstrukturierung von Teams-Informationen beginnen.
Microsoft Teams
Wie bereits erklärt werden die in Teams freigegebenen und gesicherten Dateien, die Sicherheitseinstellungen für die Dateifreigabe, Ordnerstrukturen und Datei-Metadaten auf SharePoint-Sites gespeichert, sie bilden also die Hintergrundstruktur eines Teams. Außerdem verfügt jeder private Teams-Kanal über eine eigene SharePoint-Site mit eigenen Inhalten und Berechtigungen.
Des Weiteren sind Teams nach Kanälen strukturiert, die Registerkarten und Unterhaltungen sowie Dateiinformationen, die Anwendungen mit dem jeweiligen Kanal verbinden, beinhalten. Die Anwendungen, die in Teams normalerweise am meisten genutzt werden, sind OneNote und Planner.
Es ist also wichtig, dass Sie beim Umstrukturieren oder Verschieben von Teams so viele der dazugehörigen Inhalte wie nur möglich fassen.
In Teams kommunizieren Nutzer über 1:1-Chats oder Gruppenchats, die nicht direkt mit einem Team verknüpft sind. Dateien und Informationen von diesen Chats werden allerdings von Teams mit einem privaten Ordner für das Exchange-Konto des jeweiligen Anwenders synchronisiert.
Bald wird es möglich sein, diese Chat-Informationen ebenfalls in Outlook zu durchsuchen. Ein wichtiger Bestandteil jeder Migration ist es also, diese Chat-Informationen genaustens zu erfassen.
Letztens werden die in 1:1-Chats geteilten Dateien auf den OneDrive for Business des jeweiligen Anwenders im Ordner „Microsoft Teams Chats Files“ gespeichert. Damit man nach der Migration eine fortlaufende Kollaboration gewährleisten kann, ist es wichtig, auch diese Dateien zu verschieben.
Teams-Kanäle und Wildwuchs
Bei der Analyse von Inhalten in Microsoft Teams werden sie mit hoher Wahrscheinlichkeit feststellen, dass unzählige Kanäle existieren, welche besser in eigene Teams oder Untergruppen einiger Teams aufgeteilt werden sollten, statt ein Team mit viel zu vielen Kanälen zu haben.
Ansonsten gibt es möglicherweise viele Teams die ähnlich sind oder sich überschneidende Anwendergruppen haben, die als ein Team mit mehr oder weniger Kanälen zusammengeführt werden könnten. Die Inhalte eines Microsoft 365-Tenants oder im Rahmen einer Migration zwischen zwei Tenants neu zu ordnen, hat sich bereits in vielen Fällen als sehr sinnvoll und hilfreich herausgestellt.
OneDrive for Business
Fast wie SharePoint sind OneDrives die persönlichen Kollaborations- und Speicherbereiche für Ihre Microsoft 365-Anwender. Jedoch werden dort auch Informationen gespeichert, die innerhalb 1:1-Chats in Teams geteilt werden.
Es gibt weitere Nutzereinstellungen und SharePoint-Informationen, die als unsichtbare Listen neben der Dokumentenbibliothek existieren, in der die wichtigsten Ordner und Dateien gespeichert sind.
Ähnlich wie bei SharePoint werden alle Freigabe- und Sicherheitsinformationen sowie Metadaten für diese Dateien im OneDrive-Container gespeichert. Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass neben Ordnern und Dateien so viele der damit verknüpften Informationen wie möglich migriert werden.
Dank Microsoft-Lists können Nutzer jetzt alle Vorteile von Listen ausschöpfen. Persönliche Lists werden als richtige SharePoint-Liste neben ihrer OneDrive for Business-Dokumentenbibliothek gespeichert.
Häufig nutzen Anwender Listen, um wichtige Daten zu speichern und den Überblick über Informationen aus laufenden Geschäftsprozessen zu behalten. Daher ist es ebenso wichtig, dass zusätzlich zu Ordnern und Dateien in OneDrive auch alle Listen der Anwender verschoben werden.
Outlook E-Mail und Exchange Online
Neben den Postfach- und E-Mail-Informationen, die in Exchange gespeichert werden, gibt es versteckte Listen und Ordner in jedem Exchange-Postfach, die wichtige Informationen wie Kalenderdaten, Teams-Chatdaten, Kontakte, Aufgaben und mehr enthalten. Natürlich sollten wir auch die früher äußerst beliebten öffentlichen Ordner nicht vergessen.
In Exchange existieren zudem spezifische Sicherheitsinformationen wie Postfach-Berechtigungen, die als Teil der Migration von E-Mail-Inhalten oder der Restrukturierung von Postfächern unbedingt beachtet werden müssen.
Letzten Endes dürfen wir nicht vergessen, dass es auch häufig gemeinsam genutzte Postfächer gibt, und dass die Microsoft 365-Gruppenpostfächer hinter all den Gruppen und Teams mit Kontakten und Kalendern vorhanden sind.
Das sind ziemlich viele Punkte, die es zu berücksichtigen gilt!
Das ist absolut richtig. Microsoft 365 besteht aus wesentlich mehr als nur Dateien und Ordnern – und das ist einer der Hauptgründe, weshalb es als Plattform für die Zusammenarbeit so wunderbar funktioniert.
Aufgrund einer Vielzahl an Optionen zur Sicherheit und Zusammenarbeit via Chat und Dateifreigabe ist die Plattform perfekt geeignet, um die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern. Zugleich bedeutet das jedoch auch, dass sehr viele Dinge beim Verschieben und Umstrukturieren intakt bleiben müssen.
Seit 2001 migriert AvePoint Informationen aus SharePoint und Exchange und weist jahrzehntelange Erfahrung in der Sicherung von Informationen vor, die Ihre Anwender zur Steigerung Ihrer Produktivität brauchen!
Mit AvePoint FLY ist Migration ein Kinderspiel!
Müssen Sie all Ihre Microsoft 365-Inhalte von Tenant zu Tenant migrieren? Oder müssen Sie Ihre Microsoft Teams- oder SharePoint Online-Informationen umstrukturieren? Es ist ganz leicht! Müssen Sie darauf achten, Listen, SharePoint-Sicherheitseinstellungen und die komplexen Datenstrukturen hinter Exchange und OneDrives beizubehalten? Das ist machbar! Mit AvePoint FLY erhalten Sie alles, was Sie benötigen, um auch die komplexesten Aspekte von Microsoft 365 und Teams einfach und schnell umzustrukturieren oder zu verschieben.
Ihre Microsoft 365-Inhalte werden automatisch gescannt und die Ergebnisse in einem Bericht zusammengefasst, um Ihnen einen gesamten Überblick über Ihre Strukturen und Daten in Microsoft 365 zu vermitteln. Die Inhalte von Ihrer Quelle auf das Ziel abzubilden, ist daraufhin ganz einfach. Ob es dabei um die Migration auf einen anderen Microsoft 365-Tenant geht oder nur die Umstrukturierung von Inhalten im gleichen Tenant, spielt dabei keine Rolle. FLY erleichtert die Migration zwischen Microsoft 365-Tenants sowie die Umstrukturierung enorm.
FLY ist eine leistungsstarke Lösung mit intuitiver Anwenderoberfläche, mit der Sie komplizierte Aufgaben wie die Verschiebung von Teams und privaten Kanälen mitsamt ihrer Kollaborationsinhalte, OneNote-Notizen, Planner-Informationen, Berechtigungen, Metadaten und Dateien migrieren können. Es ist möglich, Informationen zu filtern, Nutzerzuordnungen anzupassen und Metadaten für Inhalte zuzuordnen. Dazu können Sie Ihre Einstellungen für jeden weiteren Migrationsauftrag einfach speichern und wiederverwenden.
Außerdem besteht die Möglichkeit einen Zeitplan für Ihre Migrationsaufträge zu erstellen und dann die Durchführung Ihres Migrationsprojektes über einen bestimmten Zeitraum zu automatisieren. FLY erledigt die komplexe Arbeit für Sie und gleichzeitig sorgen detailliertes Berichte über Job-Prozesse und -Status für jedes verschobene Objekt dafür, dass nichts übersehen wird. FLY stellt Ihnen sogar BI-Dashboard-Berichte zur Verfügung, mit denen Sie die Übertragungsgeschwindigkeit und Drosselung überwachen können, damit Ihr Migrationsprojekt innerhalb des aufgestellten Zeitplans abgeschlossen werden kann.
AvePoint hat bereits 5x die Auszeichnung „Microsoft Partner of the Year” erhalten. Ihre besondere Beziehung zu Microsoft gibt ihnen die Möglichkeit, FLY regelmäßig zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass es mit den Best Practices von Microsoft übereinstimmt. Für Sie bedeutet das, dass Sie die schnellste Migrationsgeschwindigkeit und die zuverlässigste Datenübertragung in der Branche bieten können.
Dank der Erfahrung in der Zusammenarbeit mit kleinen und großen Organisationen und Managed-Services-Anbietern weiß AvePoint, dass bei fast jeder Migration irgendwann Störungen auftreten – und das passiert nicht nur während der Arbeitszeiten. Deshalb bietet AvePoint mit jeder FLY-Migrationslizenz einen Rund-um-die-Uhr-Support an.
Sobald Sie alle Inhalte verschoben haben und sich Sorgen um die Sicherheit der Governance oder der Zusammenarbeit machen, hilft Ihnen AvePoints PI-Lösung bei der Sicherung Ihrer Umgebung und der Aufdeckung von mit sensiblen Inhalten in Microsoft 365 verbundenen Risiken.
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Autor: Hunter Willis
